Účtovníctvo od A do Z

Tento seriál bude určený predovšetkým okruhu ľudí, ktorí s účtovníctvom začínajú. Tiež bude vhodný pre ľudí, ktorí by si radi osviežili znalosti účtovníctva, prípadne sa len radi dozvedeli niečo nové. Ideálnym sa môže javiť pre študentov obchodných akadémií či ekonomických lýceí, ktorí by sa radi na problematiku účtovníctva pozreli z trochu iného uhlu.

Seriál bude systematicky členený do kapitol. Každá kapitola bude ďalej rozdelená na niekoľko častí podľa jednotlivých problematík. Najskôr spoločne prejdeme nutné základy a potom sa pomaly ale isto vrhneme na samotné účtovanie. Vždy pred účtovaním bude daná problematika patrične vysvetlená a to vrátane ukážkových, vyriešených príkladov. Potom budete mať možnosť si svoje získané vedomosti a znalosti vyskúšať na príkladoch k tomu určených.

Hneď na začiatku mi dovoľte uviesť na pravú mieru jeden terminologický omyl, s ktorým sa často stretávam. Zamieňanie pojmu účtovníctvo a účtovanie. Z hľadiska morfológie sú si tieto slova celkom určite a bez debát príbuzné, avšak ich význam je odlišný. Účtovníctvom rozumieme celý komplexný systém, zatiaľ čo účtovanie je v podstate len technika zaznamenávania týchto informácií. Na stredných školách (obchodné akadémie a ekonomické lýcea) je predmetom výučby práve účtovanie. Samozrejme je dôležité vedieť, čo a ako zaúčtovať, avšak zaúčtovanie je iba začiatok, ale kvalitný účtovník by mal vedieť oveľa viac. Účtovanie samotné je relatívne jednoduchou záležitosťou, ktorú spolu po jednotlivých krokoch prejdeme. Na našich stránkach je veľa materiálov či príkladov k precvičeniu, takže Vás môžeme uistiť, že účtovanie budete skutočne ovládať.

Napriek tomu, že účtovníctvo má svoj pevný rád, má praktický každý problém svoje variantné riešenie. Za kľúčové považujem pochopenie základného pojmového aparátu, ktorý Vás bude sprevádzať v účtovníctve na každom kroku. Nemusíte sa ničoho báť, každý pojem bude náležite vysvetlený a až potom sa presunieme ďalej.  

Čo je to vlastne to účtovníctvo?

Účtovníctvo je vedný odbor s dlhou históriou. Prvotné pokusy o zaznamenávanie obchodných transakcií v systematickej forme spadajú v podstate až do praveku. O účtovníctve ako vede sa môžeme baviť od 15 storočia. Dalo by sa tiež povedať, že účtovníctvo vzniklo na základe stretávajúcej sa potreby informačného zaistenia procesov prebiehajúcich vo vnútri danej organizácie (evidencie majetku, zásob, dlžných peňazí) a samozrejme tiež aktivít smerujúcich von (obchodné vzťahy, apod.)

Súčasná podoba účtovného systému predstavuje nielen evidenciu vyššie spomenutých procesov ale ide oveľa, oveľa hlbšie. Existuje viacero definícií čo je účtovníctvo, pre naše účely nám postačí, napríklad táto: Účtovníctvo je systém zaznamenávania informácií o hospodárskych javoch podniku a to v peňažných jednotkách.

Účtovníctvo MUSÍ poskytovať 2 základné druhy informácií:

a)      o stave a pohybe majetku a záväzkov

b)      o nákladoch, výnosoch a s tým súvisiacim zaistením hospodárskeho výsledku

Tieto požiadavky na účtovný systém sú zakotvené v Zákone o účtovníctve, ktorý je najdôležitejšou právnou normou, upravujúcou účtovníctvo v našich končinách.

Účtovníctvo na našom území je regulované hlavne Zákonom o účtovníctve (ďalej len Zákon), jedná sa o základnú a najdôležitejšiu právnu normu upravujúcu účtovníctvo. Zákon mimo iné veľmi dôležité záležitosti, tiež určuje, kto je povinný viesť účtovníctvo. (Účtovnou jednotkou sa môže stať subjekt i dobrovoľne). Takéto subjekty nazýva tzv. účtovnými jednotkami.

Ako býva u každého zákona zvykom, obsahuje celú radu výnimiek. Pre účely prvej kapitoly nám bude stačiť, pochopenie pojmu účtovná jednotka. Podrobnejšie sa na Zákon o účtovníctve pozrieme v inom článku.

Predstavme si, že sme menšia spoločnosť s ručením obmedzeným a mame povinnosť viesť účtovníctvo – sme účtovnou jednotkou. Prečo máme povinnosť viesť účtovníctvo momentálne nie je podstatné, ale zvedaví či nedočkaví čitateľia sa môžu pozrieť na Zákon o účtovníctve (Zákon č. 431 Účet 431 - Výsledok hospodárenia v schvaľovaní (S premenlivým zostatkom) 431/2002 Z. z.).

Napriek tomu, že rozhodovaciu úlohu, či budeme viesť účtovníctvo, za nás v tomto prípade vyriešil štát, nebudeme uvažovať variantu, že by sme účtovníctvo neviedli (čím by sme asi tým najhorším spôsobom porušili Zákon)

Máme v podstate 2 možnosti, ako budeme pre spoločnosť zabezpečovať vedenie účtovníctva.

1) Budeme si ho viesť samy – zamestnáme účtovníka, popr. agendu účtovníctva zveríme súčasnému zamestnancovi (tento zamestnanec by mal mať na práci výhrade účtovníctvo – obecne nie doporučené z viacerých dôvodov spájať zodpovednosť za vedenie účtovníctva s inou činnosťou – bezpečnostné dôvody, málokedy sa stáva že by sa účtovník „nudil“).

Výhody:

• „zasiatie semienka“ budúce účtovného oddelenia
• účtovník kedykoľvek k dispozícii
• schopný účtovník sa vyzná zároveň v daňovej problematike, prípadne v mzdách. Môže slúžiť ako podpora v rozhodovaní o finančných otázkach – dokáže zvážiť dopady množstva transakcií
• účtovníctvo môže výrazne pomôcť v zefektívneniu a koordinácii vnútropodnikových procesov spojených s dokladmi = kolobeh dokladov = kolobeh informáciíä
• prirodzený tlak pre zlepšenie účtovného systému

Nevýhody:

• nezanedbateľný „náklad“ za niečo čo prakticky nepridáva nejakú hmatateľnú pridanú hodnotu
• zabezpečenie vzdelávania a odborného rastu pre účtovníka (časté zmeny v legislatíve, apod.) – ďalšie náklady
• zabezpečenie podmienok pre vykonávanie účtovnej činnosti – od softvéru až po drobné kancelárske potreby

2) Moderný trend – Zveríme účtovníctvo do rúk spoločnosti, ktorá sa na túto činnosť špecializuje

V tomto prípade je dôležité zdôrazniť, že sa týmto aktom účtovná jednotka nezbavuje zodpovednosti za správne vedenie účtovníctva, podľa Zákona (a iných predpisov). To znamená, že v prípade, že účtovník spoločnosti urobí chybu, tak si za ňu zodpovedá rovnakou mierou sám podnikateľ. Prípadné sankcie, či náhrady má právo podnikateľ po účtovnej firme vymáhať na základe ich zmluvnej dohody. Avšak pravdepodobnosť vzniku chyby je v tomto prípade minimálna, taktiež kvôli tomu, že účtovným firmám ide o dobrú povesť.

Výhody:

• úspora času
• profesionalita
• viac času na hlavnú činnosť
• zníženie administratívneho zaťaženia
• akcelerácia rastu firmy
• úspora nákladov (často veľmi výrazná)

Nevýhody

• absencia účtovného oddelenia sa môže skôr či neskôr ozývať
• prístup k informáciám neskôr / i keď sa dá s účtovnou firmou individuálne dohodnúť
• podnikatelia sa často ex-post čudujú výsledkom
• obmedzená funkcia účtovníctva ako priebežného kontrolného systému
• účtovná spoločnosť nemá zvlášť významný záujem na zlepšovaní účtovného systému v rámci jednej „agendy“ 

Napriek tomu, že sa môže na prvý pohľad zdať, že je outsourcing vhodnejším riešením, nemali by sme podceňovať výhody účtovníka.

Ďalším argumentom proti zabezpečovaniu účtovníctva externe by mohol byť napríklad tento. Vo väčšine prípadov je outsourcing skutočne  zvolený preto, aby sa znížili náklady. Poskytovatelia týchto služieb sú si toho vedomí a preto je pre nich dôležité správne stanoviť cenu. Jedným z hlavných kritérií tvorby ceny tejto služby je skutočnosť, že by v každom prípade mala byť menšia než náklady na účtovníka v spoločnosti. Na tomto mieste preto vzniká veľký tlak na zníženie nákladov týchto spoločností a tým by teoreticky mohla byť ohrozená aj kvalita spracovaných služieb.

Každý rast firmy musí byť náležite informačne zabezpečený. Nedostatočná kvalita, kvantita a včasnosť dostupných informácii podniku je tiež často limitujúcim faktorom rastu daného podniku.

S účtovníctvom sa nedá kalkulovať ako s nutným nákladom, ktorý neprinesie úžitok (bohužiaľ smutným faktom je, že si toto myslí väčšina podnikateľov). Prínosy a užitočnosť účtovných informácií sú veľmi ťažko kvantifikovateľné.

To však neznamená, že informácie z účtovníctva nemôžu priniesť nejaké finančné (hmatateľné) zlepšenie. Úžitok z týchto informácií je spojený s úsporou peňazí, či so zlepšením informačnej základne pre často veľmi závažné manažérske rozhodnutia. Finančný efekt z týchto informácií teda vzniká nepriamo.

Keď už je vedenie účtovníctva pre väčšinu podnikateľov povinnosťou, mali by sa snažiť z informácií v ňom obsiahnutých vyťažiť maximum, čo je logické avšak prax je zriedkakedy iná.

Otázka k zamysleniu – Keby podnikatelia mali tú možnosť, že by účtovníctvo nemuseli povinne viesť, viedli by ho ?

Napriek tomu, že si myslím, že toto je otázka skôr pre filozofov, aspoň trochu sa nad tým pokúsme zamyslieť.

Pokiaľ zanedbáme potenciálne externé následky, ktoré by z tejto skutočnosti vyplynuli (makroekonomického charakteru) – nezamestnanosť, znížená dôvera v tržné prostredie, všeobecný pokles transparentnosti a tým i dôveryhodnosti celého finančného systému.

Podniky by si určite viedli i bez účtovníctva evidenciu výroby, skladov, pohľadávok, záväzkov apod. Pričom sa v podstate jedná o jednu z funkcií účtovníctva. Účtovníctvo tvorí komplexný systém na seba nadväzujúcich informácii, ktoré sú logicky vzájomne prepojené. Táto „vnútropodniková evidencia“ je zároveň neoddeliteľnou súčasťou pre riadenie.

Tento vnútropodnikový systém by kopíroval aktuálne manažérske potreby, ktoré by napomáhali manažérom prijímať správne rozhodnutia, efektívne vykonávať manažérske funkcie (plánovanie, kontrola, riadenie), avšak nemal by jednotnú vypovedaciu schopnosť pre subjekty mimo podnik.

Tvorba účtovného systému a jeho harmonizácia (či už národná či medzinárodná) je dôležitá práve pre okolité subjekty.

Očividne i po akejsi renesancii účtovníctva spojenej s rozvojom technológií je a navždy bude pre radu podnikateľov účtovníctvo „nutným zlom“. Osobne verím, že význam účtovníctva do budúcnosti i naďalej porastie, dôležitým faktorom, ktorý bude hrať prím bude iniciatíva jednotlivých zamestnancov a ich schopnosť a vôľa implementovať zmeny vnútri podniku. Vedieť obhájiť dôležitosť a všestrannosť účtovníctva pre rozvoj podniku by malo byť dôležitým poslaním každého, kto disponuje znalosťami účtovníctva. Môžeme tvrdiť, že účtovníctvo má svoje čestné a významné miesto v arzenáli každého riadiaceho pracovníka. Mohli by sme dokonca povedať, že informácie v ňom obsiahnuté tvoria kostru celej informačnej infraštruktúry vnútri konkrétneho riadeného celku.

Pokiaľ ste článok dočítali až sem, tak ste urobili svoj prvý krok správnym smerom do sveta účtovníctva. Napriek tomu, že cesta to bude dlhá, nezabúdajte že i tá najdlhšia cesta začína prvým krokom.

Majte na pamäti, že účtovníctvo nie je o „biflovaní“ sa veľa vecí ako sa často chybne prezentuje. Veľmi dôležité je pochopenie základov, ktoré sú následne základným stavebným kameňom pre zložitejšie záležitosti. Pokiaľ Vám nie je čokoľvek jasné, nemáte sa čoho báť, pôjdeme naozaj pomaly a k rade vecí sa budeme niekoľkokrát vracať.

Pokiaľ Vás článok zaujal, či Vás napadla nejaká otázka, tak neváhajte a napíšte komentár pod tento článok. Koniec koncov tento článok vznikol i za účelom vzniku diskusie.

V ďalších dieloch tejto kapitoly sa môžete tešiť na:

• Funkcie a užívatelia účtovníctva
• Legislatíva a rozdelenie účtovníctva

Autor: J. Navrátil

Preklad: E. Kyselová