Účtovné smernice

Tvorba vnútropodnikových smerníc je jedna z oblastí, ktorej sa zo strany účtovných jednotiek veľakrát nevenuje dostatočná pozornosť. Obzvlášť malé firmy túto agendu veľmi často zanedbávajú a vystavujú sa tak celkom zbytočnému riziku neefektívnych postupov, organizačného usporiadania, vymedzenia povinností a niekedy aj protizákonnému konaniu.

V praxi sa často stáva, že účtovné jednotky vnútropodnikové smernice buď vôbec nemajú alebo ich majú ale ich obsah je vytvorený v podstate len preto, aby bola splnená zákonná povinnosť. Takéto smernice spravidla kopírujú ustanovenia zákona, častokrát celé paragrafy, ale účtovnej jednotke príliš neposlúžia. Nie je potrebná obecná formulácia, ktorú je možné nájsť v zákone. Je potrebné nájsť tie miesta, kde zákon dáva účtovnej jednotke do istej miery volnosť voliť metódy a postupy. A to je práve to, čo by mala vnútropodniková účtovná smernica upravovať. Mala by byť „ušitá“ na mieru účtovnej jednotke, mala by vypovedať o tom, ktorú z možných metód si účtovná jednotka vyberá, pretože sa jej najviac hodí a nie o tom, ktoré metódy zákon povoľuje.

Každý predpis, ktorého účelom je organizačná úprava, vymedzenie zodpovednosti alebo postupov a metód, by mal byť spracovaný čo najstarostlivejšie a s vedomím jeho významnosti. Je teda dôležité, aby si účtovná jednotka (prípadne osoba poverená k zostaveniu vnútropodnikových smerníc) uvedomovala, že predpis slúži predovšetkým jej samotnej.

Potreba vnútropodnikových smerníc by mala vyplývať z potreby účtovnej jednotky. Existujú však také smernice, ktorých vydanie je právnym predpisom priamo vyžadované. Medzi právne normy, z ktorých vyplýva povinnosť viesť smernice, patria najmä zákon o účtovníctve, obchodný zákonník a ďalšie predpisy.

Legislatíva stanoví povinnosť zostavovať vnútropodnikové predpisy v týchto oblastiach:

• Systém spracovania účtovníctva
• Účtovný rozvrh
• Podpisové záznamy, podpisové vzory
• Dlhodobý majetok, odpisový plán
• Zásady časového rozlíšenia nákladov a výnosov
• Kurzové rozdiely, cudzie meny
• Deriváty
• Zásoby
• A iné

Z definície správnosti vedenia účtovníctva vyplýva, že pokiaľ niektorá právna norma stanoví povinnosť vydania vnútropodnikovej smernice, je účtovníctvo správe len vtedy, keď je takáto smernica skutočne účtovnou jednotkou vydaná.

Vedľa povinných smerníc však existujú také, ktoré si účtovná jednotka zostavuje podľa vlastného uváženia. V niektorých prípadoch je totiž vhodné, aby bol postup upravený vnútroným predpisom. Smernice tak môže v mnohých prípadoch velmi dobre poslúžiť pri dokazovaní oprávnenosti postupu pri výkone rôznych činností. Pokiaľ pre ne má účtovná jednotka náplň, môže vypracovať smernice upravujúce oblasti ako sú:

• Obeh účtovných dokladov
• Inventarizácia
• Zásady pre tvorbu a použitie rezerv a opravných položiek
• Vnútropodnikové účtovníctvo
• Úschova účtovných záznamov
• Harmonogram účtovnej uzávierky
• Pracovné cesty
• Poskytovanie osobných ochranných pracovných prostriedkov, čistiacich a dezinfekčných prostriedkov
• Prevádzka podnikových motorových vozidiel
• Pokladňa

Základným vodítko preto, aké vnútropodnikové účtovné predpisy má účtovná jednotka formulovať, je spracovanie prehľadu hospodárskych operácií, ktoré sa v účtovnej jednotke uskutočňujú. Čím je činnosť účtovnej jednotky rozmanitejšia, tým náročnejšia je formulácia konkrétneho systému účtovníctva. Pri rozhodovaní, ktoré smernice vydať, je potrebné brať do úvahy veľkosť spoločnosti a jej vnútorné usporiadanie. V súvislosti s tým, je nutné naviazať na zodpovednostný rád, v ktorom sú stanovené kompetencie a zodpovednosti jednotlivých pracovníkov za určité hospodárske operácie, podpisové a ďalšie oprávnenie.

Cieľom účtovných smerníc je stanovenie a vymedzenie jednotne používaného metodického postupu v rámci účtovnej jednotky, určenie obsahu dôležitých činností a osôb, ktoré sú za ne zodpovedné. Jednotný postup pri riešení rovnakých operácií je nutný pre správne posudzovanie a hodnotenie určitých skutočností. Smernice, ktoré účtovná jednotka zostavuje, umožňuje vykonávať kontrolu chodu bez zbytočných dohadov medzi pracovníkmi. Pre účtovnú jednotku to znamená určitý stupeň istoty, že k činnostiam v rámci podniku nedochádza náhodne či okamžitým rozhodnutím niektorého pracovníka.

Hlavný účel tvorby vnútropodnikových predpisov je možné definovať ako:

• Používanie jednotného a prehľadného účtovného rozvrhu
• Jednotné oceňovanie a rovnaké posudzovanie zhodných účtovných prípadov
• Vymedzenie účtovných dokladov vrátane účtovných písomností
• Organizačné zabezpečenie obehu účtovných dokladov, preskúšanie a vedenie účtovných kníh
• Jednotné organizačné zabezpečenie vykonania inventarizácie
• Organizačné zabezpečenie úschovy
• Archivácia písomností

Smernice môžu byť zlúčené do jedného väčšieho súboru smerníc alebo môžu byť vydávané samostatne. Rozhodujúci je obsah predpisu, nie jeho forma. Pritom je dôležité aby smernica nebola len papierom, ale aby sa podľa nej skutočne postupovalo.

Smernice je možné vydať ako:

• Metodické smernice
• Organizačné smernice
• Vnútropodnikové smernice
• Obežníky
• Pokyny
• Dopisy
• Nariadenia či príkazy

Smernice by mali obsahovať (vedľa vlastného textu smernice) také údaje, ktoré by zamedzili vzniku pochybností o platnosti alebo dátumu účinnosti vnútropodnikovej normy a o identifikácii podpisovej problematiky. Jedná sa najmä o tieto údaje:

• Jednoznačný názov účtovnej jednotky
• Názov dokumentu
• Názov smernice
• Dátum vydania a účinnosti
• Osoby, ktoré smernicu spracovali, skontrolovali a schválili
• Súpis pracovníkov, ktorí smernicu obdržia

 Pri spracovaní smerníc by mala účtovná jednotka uviesť v úvode predpisy, z ktorých vychádza. Ďalej by mal byť uvedený účel smernice, prípadne krátke zhrnutie obsahu. Je vhodné uviesť tiež rozsah platnosti a zodpovedností. Písomnosť sa označí hlavičkou, v ktorej sa uvádza obchodná firma, jej právna norma, sídlo a ďalšie informácie, s ktorých pomocou je možná jednoznačná identifikácia subjektu. Na záver by mala byť smernica podpísaná zodpovednou osobou s uvedením dátumu vystavenia a dátumu účinnosti.

Čoskoro spristupníme k nahliadnutiu ukážky vnútropodnikových smerníc