Účtovanie reklamácií

Postupy účtovania pre podnikateľov (Opatrenie MF SR č. 23 054/2002-92 v znení neskorších predpisov, ďalej len postupy účtovania) účtovanie reklamácií osobitne neupravujú, iba ustanovujú účty, na ktorých sa účtujú. Z pohľadu odberateľa: v § 49 ods. 5 v postupoch účtovania je ustanovené, že na účte 315 Účet 315 - Ostatné pohľadávky (Aktivní) 315 – Ostatné pohľadávky sa účtujú reklamácie voči dodávateľom. Z pohľadu dodávateľa: podľa § 50 ods. 5 postupov účtovania, reklamácie uplatnené odberateľmi dodávateľ účtuje na účte 325 Účet 325 - Ostatné záväzky (Pasivní) 325 – Ostatné záväzky. Na tomto účte dodávateľ účtuje aj záväzok voči obchodnému partnerovi, ktorý preberá záručné záväzky za predané výkony.
Keďže postupy účtovania účtovanie reklamácií bližšie neupravujú, pri ich účtovaní je potrebné vychádzať z iných právnych predpisov ako je Obchodný zákonník, Občiansky zákonník, ale napr. aj zákon č. 634/1992 Zb. o ochrane spotrebiteľa a pod. Podľa týchto právnych noriem a podľa rôznych skutočností zistených z praxe, reklamácie môžu vznikať z rôznych dôvodov, napr. z dôvodu:

a) zlej akosti veci,

b) poškodenia dodávky,

c) nesprávne uvedenej ceny,

d) dodania iného tovaru alebo

e) dodania iného množstva než požadovaného a pod.

Spôsob účtovania reklamácií bude závisieť aj od:

a) toho, čo je predmetom reklamácie,

b) či reklamovaný predmet sa dá opraviť, alebo nie,

c) či sa dá reklamovaný predmet vymeniť za nový,

d) či dodávka bola už zaplatená alebo nie,

e) či je reklamovaná cena v dôsledku nedostatočnej kvality a pod.

Pri účtovaní o reklamáciách je dôležitá aj tá skutočnosť, kedy možno o reklamáciách účtovať a v ktorom účtovnom období a kedy bude reklamácia vybavená. Taktiež odlišný postup pri účtovaní o reklamáciách bude u dodávateľa a iný bude u odberateľa.

Účtovanie reklamácií u odberateľa

Odberateľ, ak v dodávke zistí nekvalitný výrobok, tovar, alebo ak zistí, že mu bola nekvalitne vykonaná služba, alebo mu bol dodaný iný tovar alebo iný výrobok alebo mu bolo dodané iné množstvo tovaru alebo výrobkov, než požadované množstvo, môže si uplatniť reklamáciu voči dodávateľovi nasledovne:

a) vystaví doklad, na základe ktorého si bude uplatňovať reklamáciu u dodávateľa. V praxi sa ako doklad najčastejšie používa tzv. „reklamačný list“, alebo

b) na základe vystaveného reklamačného listu môže požadovať od dodávateľa zľavy a zrážky z ceny dodávky (napr. skontá, bonusy, rabaty), alebo

c) po dohode s dodávateľom, od ktorého obdrží tzv. paušál na záručné opravy (nekvalitné výrobky alebo tovar opraví odberateľ),

d) prípadne môže od zmluvy odstúpiť.

- Základné súvzťažnosti účtovania reklamácií u odberateľa

Účtovanie reklamácie pri nedodaní požadovaného množstva zásob napr. tovaru pred zaúčtovaním na sklad (spôsob A účtovania zásob).

Účtovanie reklamácie vrátením vadného (chybného) tovaru zaúčtovaný na účte 132 Účet 132 - Tovar na sklade a v predajniach (Aktivní) 132 – Tovar na sklade a v predajniach (spôsob A účtovania zásob).

Účtovanie reklamácie vrátením vadného (chybného) tovaru (spôsob B účtovania zásob).

Účtovná jednotka prevzala záväzky na záručné opravy – nárok na paušál na záručné opravy poskytnutý výrobcom (platí pre spôsob A aj B účtovania zásob).

Účtovanie reklamácií u dodávateľa

Dodávateľ tovaru, výrobkov, prác alebo služieb pre prípady reklamácií by mal mať vypracovanú vnútornú smernicu, v praxi nazývanú ako „reklamačný poriadok“. V nej by mal byť stanovený postup pre posúdenie a vybavovanie reklamácií.

Dodávateľ výrobkov, tovaru, prác alebo služieb by mal mať v predajnej cene zakalkulované aj náklady na opravu, resp. náklady na neopraviteľné výrobky a pod. Takto vynaložené náklady sa potom nepovažujú za škodu, ale účtujú sa do nákladov a v podstate znižujú zisk účtovnej jednotky z podnikateľskej činnosti.

V mnohých prípadoch sa chybné výrobky dajú ešte rozobrať na súčiastky, ktoré po ich ocenení možno predať, alebo ich spotrebovať pri ďalšej oprave, resp. výrobe. Ocenené súčiastky v reprodukčnej cene sa potom zaúčtujú ako prijatie na sklad oproti výnosom.

Dodávateľ na uznanú reklamáciu, prípadne na zľavu z ceny pre odberateľa vystavuje tzv. „dobropis“. Dobropis možno definovať ako finančnú čiastku, ktorú pripisuje dodávateľ odberateľovi, napr. pri fakturácii dodaného tovaru za vyššiu ako dohodnutú cenu, pri reklamácii a pod.

- Základné súvzťažnosti účtovania reklamácií u dodávateľa

Účtovanie reklamácií pred zaplatením dodávky a po zaplatení dodávky

V praxi býva zvykom, hoci to postupy účtovania konkrétne neriešia, že pri účtovaní reklamácií tak u dodávateľa ako aj u odberateľa sa rozlišuje, či dodávka už bola uhradená pred uplatnením reklamácie alebo ešte nebola. Napr. účtovanie u odberateľa:

a) pred zaplatením faktúry (úhradou záväzku) sa uplatnená reklamácia voči dodávateľovi účtuje ako zníženie záväzku voči dodávateľovi na ťarchu účtu 321 Účet 321 - Dodávatelia (Pasivní) 321 – Dodávatelia,

b) po úhrade faktúry sa uplatnená reklamácia účtuje ako pohľadávka voči dodávateľovi na ťarchu účtu 315 Účet 315 - Ostatné pohľadávky (Aktivní) 315 – Ostatné pohľadávky.

Účtovanie u dodávateľa:

a) pred prijatím úhrady od odberateľa (inkaso faktúry) sa uplatnená reklamácia odberateľom účtuje ako zníženie pohľadávky voči odberateľovi v prospech účtu 311 Účet 311 - Odberatelia (Aktivní) 311 – Odberatelia,

b) po prijatí úhrady od odberateľa sa reklamácia od odberateľa účtuje ako záväzok voči odberateľovi na ťarchu účtu 325 Účet 325 - Ostatné záväzky (Pasivní) 325 – Ostatné záväzky.

Ale ako sme už uviedli, postupy účtovania účtovanie reklamácií osobitne neupravujú, iba ustanovujú účty, na ktorých sa účtujú. Z pohľadu odberateľa reklamácie sa účtujú na účte 315 Účet 315 - Ostatné pohľadávky (Aktivní) 315 – Ostatné pohľadávky a z pohľadu dodávateľa na účte 325 Účet 325 - Ostatné záväzky (Pasivní) 325 – Ostatné záväzky, iné účty postupy neuvádzajú a ani v obsahu náplni účtov 311 Účet 311 - Odberatelia (Aktivní) 311 – Odberatelia a  321 Účet 321 - Dodávatelia (Pasivní) 321 – Dodávatelia nie je o účtovaní reklamácií nič ustanovené, preto sme toho názoru, že ak účtovná jednotka (odberateľ) pri uplatnení reklamácie voči dodávateľovi použije iba jeden účet 315 Účet 315 - Ostatné pohľadávky (Aktivní) 315 – Ostatné pohľadávky (účet 321 Účet 321 - Dodávatelia (Pasivní) 321 nebude používať), bez ohľadu na to, či záväzok bol dodávateľovi uhradený alebo nie, bude postupovať v súlade s postupmi účtovania. Rovnako tak aj dodávateľ, ak na vybavovanie reklamácií bude používať iba účet 325 Účet 325 - Ostatné záväzky (Pasivní) 325 – Ostatné záväzky (účet 311 Účet 311 - Odberatelia (Aktivní) 311 nebude používať), bude tiež postupovať v súlade s postupmi účtovania.

Nakoľko v praxi sa väčšinou rozlišuje účtovanie pred a po úhrade, uvedieme, aký je rozdiel medzi účtovaním reklamácie na účte 315 Účet 315 - Ostatné pohľadávky (Aktivní) 315 – Ostatné pohľadávky a na účte 321 Účet 321 - Dodávatelia (Pasivní) 321 – Dodávatelia u odberateľa. Účet 315 Účet 315 - Ostatné pohľadávky (Aktivní) 315 – Ostatné pohľadávky musí účtovná jednotka (odberateľ) vysporiadať započítaním so záväzkom ( 321 Účet 321 - Dodávatelia (Pasivní) 321/ 315 Účet 315 - Ostatné pohľadávky (Aktivní) 315) a účet 321 Účet 321 - Dodávatelia (Pasivní) 321 – Dodávatelia vysporiada nižšou úhradou dodávateľovi za skutočne odobraté množstvo tovaru – zníženie záväzku voči dodávateľovi, čím sa šetrí jeden účtovný zápis.

To isté platí aj u dodávateľa, ak dodávateľ z dôvodu reklamácie poníži účet 311 Účet 311 - Odberatelia (Aktivní) 311 – Odberatelia, zinkasuje sumu zníženú o reklamáciu (zníženie pohľadávky voči odberateľovi) a šetrí sa tiež jeden účtovný zápis o započítaní pohľadávky so záväzkom. Ak dodávateľ na účtovanie reklamácie použije účet 325 Účet 325 - Ostatné záväzky (Pasivní) 325 – Ostatné záväzky, dochádza k zápočtu záväzku s pohľadávkou.

Účtovné súvzťažnosti u odberateľa:

Účtovné súvzťažnosti u dodávateľa:

Tvorba rezervy na reklamácie

Podľa § 19 postupov účtovania rezervou, ktorú môžu účtovné jednotky tvoriť, je tvorba rezervy na reklamácie.

Ak by účtovná jednotka vady z reklamácií dala odstraňovať dodávateľským spôsobom, to znamená, že si zmluvne dohodne s inou účtovnou jednotkou, že všetky vady z reklamácii bude odstraňovať iná účtovná jednotka, potom tvorbu rezervy bude účtovať na stranu Má dať účtu 518 Účet 518 - Ostatné služby (Nákladový - daňový) 518 – Ostatné služby. Ale ak účtovná jednotka záručné opravy bude vykonávať vo vlastnej réžii, teda na vlastné náklady, v tomto prípade sa tvorba rezervy bude účtovať do nákladov na účet 548 Účet 548 - Ostatné náklady na hospodársku činnosť (Nákladový - daňový) 548 – Ostatné náklady na hospodársku činnosť, pretože je predpoklad, že pri odstraňovaní vád z reklamácií sa bude týkať viacerých nákladových účtov.

Použitie rezervy sa bude účtovať na ťarchu vecne príslušného účtu rezerv so súvzťažným zápisom v prospech vecne príslušného účtu záväzkov (opravy zabezpečované dodávateľským spôsobom), prípadne oproti účtu materiál na sklade, alebo priamo oproti účtu pokladnica (opravy vykonávané vo vlastnej réžii). Zrušenie nepotrebnej rezervy alebo jej časti sa účtuje opačným účtovným zápisom ako sa účtovala tvorba rezervy.

Súvzťažným účtom z rezerv je buď súvahový účet 323 Účet 323 - Krátkodobé rezervy (Pasivní) 323 – Rezervy krátkodobé, ak tvorba rezervy je na obdobie jedného roka, prípadne na účet 459 Účet 459 - Ostatné rezervy (Pasivní) 459 – Ostatné rezervy, ak jej tvorba je na obdobie dlhšie ako jeden rok.