Podpis a razítko na vystavenej faktúre

Jednou z častých otázok týkajúcich sa fakturácie je, či má vystavená faktúra obsahovať podpis a pečiatku. Sú tieto náležitosti zákonne povinné alebo je to len zvyk podnikateľov?

Podľa § 71 ods. 1 zákona o DPH faktúrou je každý doklad alebo oznámenie, ktoré je vyhotovené v listinnej forme alebo elektronickej forme podľa tohto zákona alebo zákona platného v inom členskom štáte upravujúceho vyhotovenie faktúry.

Každá faktúra by mala obsahovať povinné náležitosti podľa týchto zákonov:

• zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve (ďalej len “zákon o účtovníctve”),
• zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty (ďalej len “zákon o DPH”).

Podľa zákona o účtovníctve, účtovný doklad musí obsahovať podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie.

Tento bod môže byť mätúci, pretože sa jedná o podpisy osôb na strane odberateľa (napr. osoby, ktorá prípad účtuje) a nie na strane podnikateľa, ktorý vystavuje faktúru. Pečiatka ani podpis nie sú zákonnou povinnosťou podnikateľa, podnikateľ nie je povinný ich používať v obchodnom či úradnom styku a faktúra bez týchto náležitostí bude platná. Taktiež v zákone o DPH sa nikde neuvádza, že faktúra musí obsahovať podpis alebo razítko dodávateľa.  Podľa § 71 ods. 3 zákona o DPH je zdaniteľná osoba povinná zabezpečiť len vierohodnosť pôvodu faktúry, neporušenosť obsahu a čitateľnosť faktúry od jej vydania do konca obdobia na uchovávanie faktúr. Pre zaistenie uvedených vlastností by mal slúžiť systém vnútorných kontrolných mechanizmov a procesov, ktoré dokladajú spoľahlivú väzbu medzi daňovým dokladom a uskutočneným plnením. Ďalší spôsob zabezpečenia je umiestnenie faktúry na bezpečnej web stránke, kde vyhotoviteľ faktúry (dodávateľ) posiela odberateľovi oznámenie o vyhotovení faktúry a odberateľ na základe použitia užívateľského mena a hesla získa prístup k vyhotovenej faktúre (viac podrobných informácií nájdete v Metodickom pokyne k fakturácii podľa zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov).

Aj napriek tomu, že používanie pečiatky nie je zákonnou povinnosťou podnikateľov, väčšina z podnikateľov pečiatka používa v obchodnom styku, pretože na zákazníkov to pôsobí dôveryhodnejšie a sú na to zvyknutí.