Najčastejšie chyby, ktorých sa dopúšťajú podnikatelia pri vedení účtovníctva

Účtovníctvo je neoddeliteľnou súčasťou podnikania, pretože zachytáva účtovné prípady týkajúce sa majetku a záväzkov firmy, vlastného imania, príjmov a výdavkov a v prípade podvojného účtovníctva aj nákladov a výnosov. Zo správne vedeného účtovníctva je potom zrejmá finančná situácia firmy. Na jej zobrazenie slúžia rôzne výkazy, ktorých základom je práve účtovníctvo. Najznámejším výkazom je účtovná závierka.

Závierke predchádza daňové priznanie, v ktorom sa vyčísli daň z príjmov. Po zaúčtovaní tejto dane sa výsledok hospodárenia zníži o túto daň. Z účtovnej závierky je potom zrejmý výsledok hospodárenia aj pred zdanením, aj po zdanení. To má, samozrejme, priamy vplyv na rozhodovanie predstaviteľov firmy o rozdelení zisku alebo o úhrade straty, o odmenách, o ďalšom smerovaní firmy a podobne.

Preto je dôležité, aby podnikatelia vedeli, ako správne viesť účtovníctvo a vyhýbať sa chybám, ktoré by mohli mať negatívne následky. V tomto článku si predstavíme niektoré z najčastejších chýb, ktorých sa dopúšťajú podnikatelia pri vedení účtovníctva a ako im predchádzať.

Chyba č. 1: Nesprávne alebo oneskorené zaevidovanie účtovných prípadov

Jednou z najzákladnejších úloh účtovníctva je zaevidovať všetky účtovné prípady firmy, aby sa mohla správne určiť jej ziskovosť, likvidita, prípadne zadlženosť. Ak podnikateľ nesprávne alebo oneskorene zaeviduje náklady a výnosy, resp. príjmy a výdavky, môže to spôsobiť chyby v účtovnej závierke alebo v daňovom priznaní. To potom môže mať za následok pokutu od finančnej správy. Preto je dôležité dodržiavať účtovné zásady (princípy), ako napríklad:

• Účtovné prípady sa účtujú a vykazujú v období, s ktorým časovo a vecne súvisia.
• Náklady a výnosy sa účtujú v tom účtovnom období (roku), v ktorom vznikli, bez ohľadu na deň ich úhrady, inkasa alebo na deň vyrovnania iným spôsobom.
• Výdavky a príjmy sa účtujú vždy v tom účtovnom období (roku), v ktorom dôjde k ich úhrade alebo inkasu.

Príkladom môže byť faktúra od dodávateľa za služby za december 2022, ktorá nám príde začiatkom januára 2023 – náklad zaúčtujeme do decembra 2022. Ak ju zaplatíme v januári 2023 – výdavok zaúčtujeme v januári 2023. 

Chyba č. 2: Nedostatočné rozlíšenie medzi osobnými a firemnými financiami

Ďalšou častou chybou, ktorú robia podnikatelia, je miešanie osobných a firemných financií. To znamená, že používajú jeden bankový účet alebo kartu na platenie osobných aj firemných nákladov, vyberajú si peniaze z firmy bez riadnej dokumentácie alebo si požičiavajú peniaze z firmy na osobné účely. Toto môže spôsobiť problémy s účtovnou evidenciou a dokonca s daňami. Preto je dôležité:

• Mať samostatný bankový účet a kartu pre firmu a používať ich len na firemné transakcie.
• Zaznamenávať si všetky pohyby medzi osobným a firemným účtom ako pôžičky a správne ich vykazovať. Neúčtovať osobné výdaje ako náklady firmy. Pozor! Uvedenie nepravdivých alebo skresľujúcich údajov v účtovníctve je trestný čin podľa § 259 Trestného zákona.
• Dodržiavať zásadu, že majetok firmy patrí firme, nie podnikateľovi, a naopak.

Chyba č. 3: Nesprávne alebo neúplné vedenie dokladov

Každý účtovný prípad musí byť podložený dokladom, ktorý potvrdzuje existenciu účtovného prípadu, jeho obsah a účel. Doklady sú dôležité nielen pre účtovnú evidenciu, ale aj pre daňové a kontrolné účely. Zákon o účtovníctve uvádza v § 6, že účtovanie účtovných prípadov sa vykoná zápisom iba na základe účtovných dokladov. Preto je dôležité:

• Viesť doklady systematicky a prehľadne, uložiť si ich podľa druhu z časového hľadiska. Napr. Faktúry odberateľské – uložené vzostupne podľa dátumu ich vystavenia.
• Uchovávať doklady bezpečne a dlhodobo, v súlade so zákonmi, v elektronickej podobe alebo v listinnej. 
• Dodržiavať zákonné požiadavky na obsah a formu dokladov, napríklad platiteľ DPH musí pri vystavení svojich faktúr rešpektovať nielen zákon o účtovníctve, ale aj zákon o DPH. 

Zhrnutie:

Ak chcete zabrániť chybám v účtovníctve a mať presné a spoľahlivé účtovníctvo, je nutné dodržiavať účtovné princípy a zásady. Čo sa týka bankového účtu, je dôležité mať samostatný účet pre firmu a nepliesť si ho s osobným účtom. Ďalej je nutné mať k dispozícii všetky doklady, na základe ktorých sa účtovalo a mať v nich poriadok. Rovnako treba dbať na zabezpečenie ochrany účtovnej dokumentácie a jej archiváciu v súlade so zákonmi.

Ak si nie ste istí svojimi účtovnými schopnosťami alebo nemáte čas sa im venovať, môžete sa obrátiť na odborného účtovníka, ktorý vám poskytne kvalitnú a profesionálnu službu.

Autorka Ing. Adriana Gazdová je lektorka účtovných video kurzov.