10 účtovných chýb v stavebnej firme

Účtovanie stavebnej firmy má svoje špecifiká. A niektoré chyby sa vyskytujú vo viacerých firmách. Obsahom tohto článku je prehľad najčastejších chýb pri účtovaní stavebnej firmy. 

1. Zákazková výroba

Často sa stáva, že stavebná firma neúčtuje o zákazkovej výrobe, aj napriek tomu, že je to jej povinnosťou. Namiesto toho účtuje len o službách – poskytovanie stavebných prác. Chybu robí v nesprávnom časovom rozlíšení výnosov a nákladov, z čoho vyplýva nesprávne vykazovanie v účtovnej závierke a nesprávny výpočet dane z príjmov. Príznaky zákazkovej výroby:

• Zmluva medzi zhotoviteľom a objednávateľom na zhotovenie majetku, pri ktorej objednávateľ určuje hlavné konštrukčné prvky alebo architektonicko-stavebné riešenie, a preto nejde o štandardizovanú výrobu, alebo zmluva na likvidáciu majetku, obnovu prostredia alebo rekultiváciu životného prostredia po likvidácii majetku, ku ktorému sa táto likvidácia, obnova alebo rekultivácia viaže,
• Kalkulácie a rozpočty na stavbu, 
• Zákazka sa spracováva viac účtovných období.

Väčšina stavebných firiem by mala účtovať o zákazkovej výrobe, čo znamená porovnanie skutočne vynaložených nákladov a stavu vykonanej práce, analýza dodržania rozpočtu a stavu prijatých záloh od objednávateľa.  

V prípade poskytovania  jednotlivých stavebných prác s ich nasledujúcou fakturáciou zákazníkovi sa nejedná o zákazkovú výrobu.

2. Nehnuteľnosť na predaj

V prípade kúpy alebo výstavby nehnuteľnosti za účelom jej ďalšieho predaja (pri obstarávaní ešte nemáme konkrétneho zákazníka – je to rozdiel od zákazkovej výroby), účtujeme o tejto nehnuteľnosti na účte 133. Tam sa účtujú aj náklady na opravy, technické zhodnotenie a iné náklady, spojené s nehnuteľnosťou. O predaji nehnuteľnosti sa účtuje na účtoch 607 (výnos z predaja) a 507 (vyradenie predanej nehnuteľnosti). Častou chybou je účtovanie o nehnuteľnosti na predaj ako o vlastnom majetku, tovare alebo o službách. Následkom nedodržania postupov účtovania je nesprávne vyčíslenie dane z príjmov a nesprávne vykazovanie v uzávierke. 

3. Zádržné

Veľa stavebných firiem používa ako zabezpečovací inštitút zádržné. Zádržné predstavuje zmluvne dohodnuté percento z celkovej hodnoty zmluvy, ktoré odberateľ zadrží až do ukončenia diela pre prípadné chyby alebo po dobu záručnej doby. V účtovníctve to znamená povinnosť časového rozlíšenia záväzkov na dlhodobé a krátkodobé a povinnosť viesť podrobnú evidenciu zádržného podľa zostatkovej doby splatnosti. Dá sa to v účtovnom programe nastaviť cez rôzne analytiky účtu 321. 

4. Rezervy na záručné opravy

Na toto sa taktiež často zabúda. Záručná doba na stavby podľa zákona je 3 roky, podľa zmluvy môže byť aj viac. V účtovníctve to znamená povinnosť tvorby rezerv na záručné opravy. Takéto rezervy ponížia účtovný zisk, avšak nie sú daňovo uznateľné. 

5. Evidencia drobného majetku

Vŕtačka tam, kladivko sem. To poznáte. V niektorých firmách podľa účtovníctva to vyzerá tak, že každý deň nakupujú drobné náradie a prístroje. Vraj všetko, čo stálo menej ako 1 700 EUR, môžeme dať do nákladov. Nie je to úplne tak. Účtovná jednotka musí viesť evidenciu  drobného majetku, vyplýva to zo zásad hospodárenia s majetkom. V praxi to znamená povinnosť sledovať poskytnuté náradie aj ochranné pomôcky podľa zamestnancov, ktorým sa pridelili, povinnosť pravidelnej inventarizácie drobného majetku.

6. Preplatenie nákladov subdodávateľom

Bežnou praxou v stavebnej firme je využívanie subdodávateľov - živnostníkov. Je to spôsob, ktorým sa dá ušetriť na vlastných zamestnancoch. Ale často sa zabúda na rozdiel medzi subdodávateľom a zamestnancom, a takýmto zmluvným partnerom sa preplácajú náklady na cestovné, telefón, stravu, ubytovanie, dopravu, dokonca sa prideľuje aj niektorý majetok: notebooky, telefóny, autá apod. Je to chyba a takéto náklady nie sú daňovo uznateľné. Finančná sprava neuzná ani odpočet DPH pri majetku alebo službách, ktoré boli následné bezodplatne poskytnuté subdodávateľom. Riešením je refakturácia nákladov zo strany subdodávateľa a odporúčame to ošetriť aj v zmluve. 

7. Tuzemské samozdanenie – prenos daňovej povinnosti

Platiteľ dane, ktorý poskytuje stavebné práce, stavby alebo jej časti na základe zmluvy o dielo alebo inej obdobnej zmluvy, tovar s inštaláciou alebo montážou, ktoré patria do sekcie F štatistickej klasifikácie produktov podľa činností v režime tuzemského prenosu daňovej povinnosti, je povinný fakturovať tieto práce bez DPH. 

8. Nesprávny výpočet cestovných náhrad, najmä pri zahraničných služobných cestách 

Služobné cesty sú samozrejmosťou pre stavebné firmy, s nimi súvisia aj prenájmy nehnuteľnosti pre zamestnancov. Pri uplatnení odpočtu DPH je potrebné dávať pozor na to, na koho je vystavená faktúra za ubytovanie. Ak je vystavená na meno zamestnanca, nie je na firmu, neodporúčame uplatňovať odpočet DPH.  Tiež pri služobných cestách sa často zabúda na povinnosť krátenia cestovných náhrad vtedy, ak zamestnancovi bola poskytnutá strava (napríklad v cene ubytovania boli zahrnuté raňajky – a to je uvedené na faktúre z hotela). Stravné sa kráti za raňajky o 25 %, obed o 40 %, večeru o 35 %. 

9. Výdaj stravných lístkov zamestnancovi, ktorý bol na služobnej ceste a dostal náhradu cestovného 

Táto chyba v praxi vzniká v prípade, kedy osoba zodpovedná za výpočet stravných lístkov nedostáva informáciu o služobných cestách zamestnancov. 

10. Prenájom strojov zo zahraničia a zrážková daň

Stavebné firmy si často požičajú stavebné stroje, napríklad slovenskú dcérsku firmu zabezpečuje strojmi zahraničná matka, alebo stavebná firma si prenajme stroj od zahraničného dodávateľa. Pritom sa zabúda na zrážkovú daň, ktorú treba odviesť. Sadzbu dane nájdete v zmluve o zamedzení dvojitého zdanenia, a ak taká zmluva neexistuje – sadzba je 35%.  Platiteľ dane je povinný zrazenú daň odviesť správcovi dane najneskôr do pätnásteho dňa každého mesiaca za predchádzajúci kalendárny mesiac. 

Článok napísala: Mgr. Anna Borets
EKO VEDA s.r.o.
http://eko-veda.sk/