Prepisovanie údajov z faktúr za Vás urobí umelá inteligencia hovorí zakladateľka Digitoo

Rozhovor s Karin Fuentesovou, zakladateľkou nástroja na digitalizáciu účtovných procesov na Slovensku

Digitalizácia v účtovníctve je nevyhnutný trend. Čo si predstavíte pod pojmom digitalizácia účtovníctva? Ako môžete automatizovať a zjednodušiť bežné účtovné procesy? Digitalizácia účtovníctva má niekoľko úrovní. Od zdieľaného prístupu k účtovnému softvéru, ktorý účtovníci poskytujú klientom, cez online komunikáciu alebo prenos dokumentov prostredníctvom online úložísk až po úplnú digitalizáciu účtovných procesov a online archiváciu účtovných dokumentov. Poďme sa spoločne pozrieť na to, ako môžete digitalizovať svoje účtovníctvo pomocou Digitoo.

Na začiatok jednoduchá otázka: Ako vás napadlo zamerať sa na digitalizáciu účtovníctva a ako vzniklo Digitoo? 

Dlhé roky som pracovala v účtovníctve, zamerala som sa na automatizáciu procesov a začala som hľadať inteligentné riešenia na automatizáciu zadávania faktúr. Objavila som spoločnosť, ktorá vyvíja umelú inteligenciu na čítanie dokumentov. Ponúkla som im spoluprácu a venovala som sa vytváraniu súborov údajov pre ich neurónovú sieť. Cítila som však, že v malých a stredných podnikoch (small and medium-sized enterprises) je obrovský potenciál, a ak chceme skutočne digitalizovať účtovníctvo a ušetriť prácu inteligentným ľuďom, musíme sa zamerať na malé a stredné podniky. Nakoniec som zo spoločnosti odišla, pretože som si chcela splniť svoj sen a sprístupniť podobný systém všetkým. Preto vznikla spoločnosť Digitoo, ktorá poskytuje integráciu technológií pre malé a stredné podniky. V Digitoo sme začali budovať nové riešenie, ktoré bolo pôvodne založené na princípoch integrácie viacerých existujúcich riešení, ale nefungovalo podľa našich predstáv. Nakoniec sme sa v spoločnosti Digitoo rozhodli vyvinúť technológiu rozpoznávania dokumentov sami. Nasledujúci rok sme strávili vývojom umelej inteligencie, na ktorej pracoval celý tím dátových vedcov.

Digitalizujete účtovníctvo prostredníctvom umelej inteligencie. Ako funguje váš systém AI na získavanie informácií z faktúr?

Faktúra nám príde a odošle sa do takzvanej neurónovej siete (klientom odporúčame, aby nám faktúru poslal priamo dodávateľ). Technológie neurónových sietí nám umožňujú pozerať sa na faktúru ako človek. Najprv dochádza k optickému rozpoznávaniu znakov (OCR), to znamená, že existuje systém, ktorý z obrázkov rozpoznáva znaky na daňovom doklade, prečíta ich a prevedie do digitálnej podoby, potom naša technológia určuje polohu textu a neurónová sieť rozpoznáva, o aký typ údajov ide. V prípade platiteľov DPH systém kontroluje aj sadzbu DPH, overuje spoľahlivosť platiteľa dane a to, či je bankový účet zverejnený v registri DPH.

Oceňujem, že Digitoo kontroluje aj spoľahlivosť platiteľov dane. Zároveň majú spoločnosti často zahraničných dodávateľov. Ako systém rozpozná rôzne jazyky a špecifikácie faktúr z rôznych krajín, v ktorých môže byť faktúra vystavená? 

Šablóna faktúry vyzerá v každej krajine veľmi podobne. Systém nemusí nevyhnutne rozumieť jazyku, pretože na základe všeobecného rozpoznávania znakov dokáže z faktúry vyčítať údaje, ako je číslo faktúry, variabilný symbol, suma atď. Systém dokáže prečítať aj faktúru, ktorú nikdy predtým nevidel, ak je v latinke.

Mohli by ste vysvetliť, aké výhody má umelá inteligencia oproti ľuďom (okrem chybovosti)?

Umelá inteligencia znižuje počet ľudí pracujúcich s faktúrou a tiež skracuje čas strávený jej spracovaním. Digitoo funguje ako platforma, ktorá spája klienta a účtovníka. Dodávateľ pošle faktúru priamo do Digitoo, my automaticky načítame údaje priamo z faktúry a prebehne elektronické schválenie faktúry, po ktorom nasleduje automatické zaúčtovanie a nakoniec sa faktúra odošle do účtovného systému. Všetko je na jednom mieste, nie je potrebné dvojité účtovníctvo medzi klientom a účtovníkom, pridanou hodnotou je úspora času na oboch stranách.

Pre aké podniky je AI vhodná? Je napríklad vhodná pre menšie korporácie? V čom je AI lepšia ako ISDOC? Aké ďalšie formáty faktúr podporuje? 

Digitoo sa zameriava najmä na malé a stredné podniky, ale je vhodné pre všetky podniky a firemných klientov, pretože digitalizáciu potrebuje každý. Naša služba vznikla preto, aby sme túto technológiu mohli poskytnúť každému. Digitoo je užívateľsky prístupné pre všetky vekové kategórie a je cenovo dostupné pre každého. Sme najlacnejší na trhu.

Podporujeme aj elektronickú fakturáciu ISDOC. Na rozdiel od umelej inteligencie nie je úspora času pri ISDOC zásadná. Digitoo vám umožňuje automatizovať všetky účtovné doklady. Podporujeme tieto formáty faktúr: PDF, JPEG, PNG, TIF, TIFF. 

Ako dlho trvá implementácia vášho riešenia v spoločnosti od momentu, keď sa rozhodneme používať vaše riešenie? Čo ak náš účtovný systém nie je vo vašej databáze?

Implementácia trvá maximálne 15 minút, ak je váš účtovný systém v našej databáze. Integrovali sme najpoužívanejšie účtovné systémy na trhu: ABRA Gen, Helios, Pohoda, Money a i. Nové účtovné systémy integrujeme na vlastné náklady. Celá integrácia je veľmi jednoduchá, zvládne ju každý účtovník.

Pracujete s citlivými údajmi. Ako máte technické riešenie zabezpečené, aby sa nestalo, že uniknú citlivé dáta o firme do rúk tretích strán?

Dáta sú uložené v zabezpečnom cloude MS Azure, ktorý je jedným z najbezpečnejších cloudov v EÚ a jediným, ktorý spĺňa najprísnejšie smernice a normy EÚ. Máme tím odborníkov, ktorí pracujú s bezpečnosťou, zaisťujú a zameriavajú sa na bezpečnosť. Všetky údaje sú zároveň zašifrované. Bezpečnosť je našou najvyššou prioritou. Nemusíte sa zaoberať archiváciou, všetky údaje sú uložené v cloude.

Každý účtovník má svoj vlastný spôsob účtovania. Ako sa na umelú inteligenciu pozerajú účtovné firmy? Vnímajú ju ako konkurenciu alebo ako prostriedok, ktorý im pomôže zlepšiť ich bežnú prácu?

Účtovníci môžu mať na začiatku obavy. Čo však pomáha, je vzdelávanie trhu, kde sa snažíme účtovníkom vysvetliť, že cieľom ich práce nie je len prepisovať faktúry. V momente, keď to pochopia, zmení sa ich myslenie a pochopia, že im nechceme brať prácu, ale chceme im pomôcť uľahčiť ich rutinnú prácu. Väčšina účtovníkov dnes trávi až 80 % svojho času zbytočnou manuálnou a rutinnou prácou, ktorú my v Digitoo dokážeme automatizovať. Digitoo je skvelá pracovná pomôcka a umožňuje účtovníkom venovať sa viac svojim klientom, vzdelávať sa alebo tráviť viac času s rodinou.

Ako povedala Karin, "život je ako jazda na bicykli". Budúcnosť účtovníctva záleží iba na nás, musíme sa však posúvať ďalej a využívať nástroje súčasnej doby.

 Startup Digitoo expandoval aj na Slovensko, aké boli Vaše začiatky na slovenskom trhu? 

Expanziu na slovenský trh berieme ako prirodzené vyústenie nášho podnikania. S niekoľkými slovenskými spoločnosťami sme už spolupracovali pri testovaní nášho produktu a odstraňovaní chýb. Začiatky boli vďaka tomu jednoduchšie, pretože sme sa s prvými zákazníkmi poznali už pred našim vstupom a ďalší už mohli pracovať s vyladeným produktom. Na Slovensku dnes máme prvé desiatky zákazníkov, medzi nimi napríklad spoločnosti ako Footshop, Flexity, NFTScoring, slovenská pobočka DoDo, firmy zamerané na spracovanie účtovníctva, Consultare Digital či HAVEN Tax & Accounting.  

Ako vníma digitalizáciu účtovníctva slovenský trh, sú Slováci viac otvorení digitalizácii ako Češi?

Musím povedať, že áno :) Slovenská mentalita je odlišná od tej českej. Máte viac entuziazmu, ste otvorení novým veciam a ste viac nadšení z noviniek, ktoré trh prináša. Tiež musím priznať, že ste do väčšej miery ochotní prijať zmeny, ktoré sa týkajú digitalizácie a automatizácie činností, ako sú Česi. 

S akými slovenskými účtovnými softvérmi je Digitoo kompatibilné?

V podstate takmer so všetkými najväčšími. Bez problémov sme schopní napojiť sa na systémy Pohoda, Helios, veľkú podporu máme od Stormware. Problém s kompatibilitou máme pri systémoch od Krosu, na ktoré sa nevieme napojiť kvôli zastaranosti ich systému a technickým problémom, ktoré z toho plynú. Aj napriek tomu však musím podotknúť, že slovenské firmy tento fakt neodrádza. 

Získali ste aj nové investície do startupu, aké zmeny plánujete v najbližšej dobe? Pripravujete expanziu aj do iných krajín Európskej únie? 

Digitoo doteraz získalo investície od troch investorov v celkovej výške 2,5 milióna eur. Prvé dve boli od dvoch českých fondov Nation 1 a Kaya VC, tretiu investíciu sme získali len na jeseň 2021 od slovenských Crowdberry cez ich venture capital fond CB Espri Impact One, ktorý slúži na podporu startupov, akým je ten náš. Vďaka prvým dvom investíciám sme boli schopní “vycvičiť” umelú inteligenciu, aby zvládla automatické čítanie drvivej väčšiny údajov z faktúr. V lete minulého sme dosiahli historický míľnik, kedy presnosť čítania faktúr dosiahla 95 percent a stále sa zlepšuje. 

Vďaka poslednej investícii od Crowdberry sme dnes schopní vyvíjať osobnú umelú inteligenciu, ktorá bude v budúcnosti schopná sama účtovať - prečíta si kľúčové slová a účtovať sa bude učiť od našej účtovníčky. Zároveň nám má  tento kapitál  poslúžiť ako rezervný - máme šancu zdokonaľovať náš systém, kým doriešime ďalšie kolo kapitálového posilnenia prostredníctvom zahraničných investorov, čo by nám malo pomôcť pri expanzii a etablovaní sa na zahraničných trhoch. Takže, odpoveď je áno, okrem vstupu do Veľkej Británie, plánujeme vstup aj do ďalších krajín.