HR v tabuľkách nie je zadarmo. Kedy sa firme oplatí zmeniť spôsob práce?

Žiadosť o dovolenku príde e-mailom, súhlas vedúceho cez správu a konečný termín niekto prepíše do tabuľky. Na prvý pohľad drobnosť. Keď sa však podobné úkony opakujú pri dochádzke, zmenách údajov či vydávaní potvrdení, zamestnávajú ľudí naprieč firmou. Pri rozhodovaní o HR systéme preto pomôže poznať aj cenu práce, ktorú dnes zabezpečujete ručne.

Predstavme si bežný postup pri plánovaní dovolenky. Zamestnanec pošle požiadavku, vedúci preverí zastupovanie a odpovie. Personalista zaznamená schválený termín. Ak zamestnanec dátum zmení, informácia musí opäť prejsť k ľuďom, ktorí s ňou pracujú. Pred spracovaním miezd môže nasledovať ďalšia kontrola, či dochádzka zodpovedá poslednej dohode.

Nie každá firma má takýto postup a nie každý jeho krok je zbytočný. Schválenie voľna má svoj účel. Pri hľadaní úspor sa však oplatí oddeliť samotné rozhodnutie od prepisovania, preposielania a dohľadávania informácií. Práve tieto činnosti sa dajú pri posudzovaní administratívy ľahko prehliadnuť.

Tabuľka pritom môže menšiemu tímu dobre slúžiť. Dôvodom na zmenu je konkrétny problém: nejasná verzia záznamu, opakované zadávanie údajov alebo závislosť od človeka, ktorý jediný vie, kde nájsť správny podklad.

Najskôr zistite, kam odchádza pracovný čas

Pred výberom softvéru si zvoľte jednu často sa opakujúcu agendu. Môže to byť schvaľovanie neprítomnosti, zmena osobných údajov alebo vybavenie žiadosti o potvrdenie. Počas obdobia, ktoré zachytí jej bežný priebeh, sledujte počet prípadov a aktívny čas všetkých zapojených ľudí.

Zaznamenajte aj opravy a opakované otázky. Ak sa rovnaký údaj kontroluje na viacerých miestach, zistite prečo. Niekedy ide o potrebnú kontrolu, inokedy o dôsledok toho, že oddelenia nemajú spoločný aktuálny záznam.

Čas čakania evidujte zvlášť. Žiadosť, ktorá zostala dva dni bez odpovede, neznamená dva dni práce personalistu. Dĺžka vybavenia však ukáže, kde proces viazne. Pre finančné posúdenie možno aktívne hodiny jednotlivých pracovníkov oceniť nákladmi firmy na ich prácu. Výsledkom je hodnota spotrebovanej kapacity, nie automaticky suma, ktorú nový systém ušetrí.

Menej prepisovania ešte neznamená nižšie výdavky

Ak sa personalistovi uvoľní čas, jeho mzda sa tým sama nezníži. Prínos môže spočívať v tom, že zvládne rastúcu agendu, venuje sa nástupu nových kolegov alebo prestane odkladať inú dôležitú prácu. Aj taký výsledok má pre firmu hodnotu, potrebuje však jasné pomenovanie.

Priamy finančný efekt hľadajte tam, kde možno obmedziť skutočný výdavok, napríklad platené nadčasy alebo externé spracovanie konkrétnej činnosti. Rovnaký prínos nepočítajte zároveň ako úsporu peňazí aj ako ďalšiu uvoľnenú kapacitu.

Ešte pred zmenou si určite, čo budete hodnotiť. Môže to byť počet ručných zásahov, množstvo vrátených žiadostí alebo čas potrebný na prípravu podkladov. Po zavedení porovnávajte obdobia s podobným objemom práce a odlíšte zaučenie od bežnej prevádzky.

Najprv upravte pravidlá, potom ich preneste do systému

Digitalizácia je príležitosť preveriť aj samotný postup. Kto má žiadosť schvaľovať? Kto ho zastúpi počas neprítomnosti? Kedy sa informácia považuje za konečnú a kto ju potrebuje vidieť? Ak odpovede chýbajú, treba ich doplniť už pri príprave nového riešenia.

Začnite oblasťou, v ktorej viete pomenovať problém aj očakávaný výsledok. Pri predvedení systému prejdite celú situáciu vrátane zmeny termínu, zamietnutia či opravy. Overte, čo ešte musí urobiť zamestnanec, vedúci a personalista. Tak zistíte, či nový postup prácu skutočne obmedzí, alebo ju iba presunie na niekoho iného.

Ako môže pomôcť zamestnanecký portál

Zamestnanecký portál Vema umožňuje vytvárať a schvaľovať žiadosti o neprítomnosť a sledovať ich stav aj históriu. Podľa popisu riešenia sa schválené neprítomnosti premietajú do dochádzky a miezd. Portál ponúka aj prístup k výplatným lístkom a elektronické hlásenie zmien osobných údajov, ktoré sa zapisujú po overení schvaľovateľom.

Pre konkrétnu firmu treba vybrať zodpovedajúce oblasti a nastavenie. Na ukážku preto prineste vlastný pracovný postup aj situácie, ktoré dnes vyžadujú najviac dohľadávania. Overte si, ktoré funkcie bude navrhované riešenie obsahovať a ako na seba nadviažu.

O investícii rozhodujte podľa vlastnej prevádzky

Keď poznáte slabé miesta súčasného postupu, viete lepšie určiť, čo od zmeny očakávate. S dodávateľom potom môžete prebrať konkrétny rozsah riešenia a jeho cenu. Vema opisuje faktory nacenenia na stránke koľko stojí systém Vema, kde ponúka aj cenovú konzultáciu.

Pri rozhodovaní postavte vedľa seba náklady na zmenu, očakávané zníženie ručnej práce a spôsob, akým využijete uvoľnený čas. Tak získate podklad, podľa ktorého možno investíciu obhájiť aj neskôr vyhodnotiť v každodennej praxi.