Ako na elektronicky zasielané doklady ?

Zdanlivo najjednoduchšia je situácia s elektronickými dokladmi, ktoré nie sú zabezpečené elektronickým podpisom, elektronickou značkou či ochranou proti tlačeniu. Tieto doklady dostávame každý z nás niekoľko krát do mesiaca a stali sa súčasťou každodennej účtovnej praxe. Ako nakladať s týmito dokladmi?

Čo s elektronickým dokladom?

Prvým úkonom je tieto doklady vytlačiť a následne s nimi zachádzať ako s bežnými papierovými dokladmi. Tlačíme pokiaľ možno na laserovej tlačiarni a na dostatočne trvanlivý papier. Pokiaľ tieto doklady vystavujeme, snažíme sa vyvarovať farebného prevedenia (tlač obrázkov dá niekedy zabrať, pokiaľ má výsledok vyzerať verne a byť čitateľný).

Právna legislatíva

Tieto doklady nemajú zvláštnu legislatívnu úpravu, vzťahujú sa na ne bežné právne predpisy (najmä zákon o dani z pridanej hodnoty, zákon o účtovníctve a zákon o dani z príjmov) Zákon o účtovníctve vyžaduje podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie.

Problémy elektronických dokladov

Pri bližšom štúdiu týchto dokladov narazíme na problém preukázateľnosti účtovných záznamov a podpisu na účtovnom doklade. Súčasná prax sa prikláňa k záveru, že stačí podpisový záznam príjemcu účtovného dokladu (pokiaľ sa jedná o príjemcu dokladu), na strane vystavovateľa dokladu by mal byť doklad v každom prípade opatrený podpisom (vlastnoručným alebo technickým). Či takéto doklady budú dostačujúce je otázkou budúcnosti. Problém preukázateľnosti účtovných a daňových dokladov a zamedzenie alebo aspoň sťaženie ich falzifikácie sa rieši na celom svete a zvolené riešenie nie je vo všetkých krajinách rovnaké. Cestou k jedinečnosti daňových a účtovných dokladov je na jednej strane ich podpisovanie, na druhej strane sú využívané rôzne technické obmedzenia obsiahnutá v účtovných programoch, ktoré doklady označujú alebo zamedzujú ich opakovanej tlači.

Odosielanie elektronických dokladov

Spôsob odoslania prakticky nemá vplyv na preukázateľnosť účtovného záznamu, pretože preukázateľnosť je najmä vlastnosť účtovného dokladu a nie vlastnosť distribučného kanálu. Skutočnosti uvedené v tomto článku platia pre všetky nepodpísané účtovné a daňové doklady bez ohľadu na to, akou formou boli zasielané. Tieto doklady môžu byť napríklad zasielané:

• Ako príloha klasického e-mailu,
• Ako príloha e-mailu podpísaného zaručeným elektronickým podpisom, pokiaľ dôjde k oddeleniu dokladu a e-mailovej správy,
• Klasickou listovou poštou alebo kuriérom,
• Faxom,
• Atď.

Účtovné a daňové doklady určite nikdy nebudú schopné porovnania so zabezpečením bankoviek, napriek tomu je potrebné počítať s tým, že súčasný stav našej legislatívy a praxe nie je a nebude konečný. Pre zložitejšiu implementáciu a veľkoobjemovú fakturáciu je preto potrebné počítať s variantným riešením, ktoré umožní vystavovanie, zasielanie a príjem účtovných dokladov za prísnejších podmienok, než platia dnes.